Ich sichere meine Daten täglich – wozu muss ich meine Dokumente und Business e-Mails archivieren – was bedeutet Archivieren eigentlich?
Archivieren beschreibt im Allgemeinen das Aufbewahren bzw. Speichern von Dokumenten und Schriftstücken in einem Archiv mit System.
Laut Definition hat eine Archivierung den Hintergrund, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf ein Dokument zugreifen zu können. Die Verwahrung von Dokumenten in einem Archiv bzw. das Archivieren dient daher dem Schutz und der Speicherung auf unbestimmte Zeit an einem Ort. Unternehmen unterliegen der Archivierungs- und Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, z.B. geschäftliche Korrespondenz, Handelsbriefe, etc.
Früher wurden geschäftliche Dokumente in Papierform meist in Ordnern abgeheftet und in Archivräumen oder speziell vor externem Zugriff gesicherten Schränken archiviert. Inzwischen findet der Schriftverkehr jedoch meist digital in Form von E-Mails statt. Auch das erfordert eine elektronische Archivierung.
In diesem Zusammenhang existieren es für geschäftliche elektronische Dokumente einige gesetzliche Vorschriften wie die Einhaltung der GoBD.
Auch für Privatpersonen spielt die Archivierung eine wichtige Rolle, insbesondere in Bezug auf offizielle Dokumente, Verträge oder Rechnungen, die Sie archivieren sollten oder gar müssen. Für alle steuerlich relevanten Dokumente oder Geschäftsunterlagen sind stets die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
Die revisionssichere Archivierung bezieht sich auf die Verwahrung in elektronischen bzw. digitalen Archivsystemen. Diese ist gesetzlich vorgeschrieben. Aufbewahrungspflichtige Dokumente, Belege und Unterlagen müssen in Archivsystemen revisionssicher aufbewahrt werden, folglich den Richtlinien der GoBD, sowie weiteren steuer- und handelsrechtlichen Grundsätzen des HGB entsprechend.
Revisionssicherheit bezieht sich demnach in erster Linie auf Faktoren wie die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen am Dokument. Diese und weitere Anforderungen sind sowohl im HGB (Handelsgesetzbuch), als auch in der AO (Abgabenordnung) verankert und sollen vor Verfälschung der Dokumente schützen.
In der Praxis bedeutet dies, dass quasi jeder Geschäftsvorfall im Unternehmen in der Buchführung oder in den Aufzeichnungen erfasst werden muss, sodass jegliche Änderungen, Überschreibungen oder Löschungen ordnungsgemäß nachvollzogen werden können.
Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig, da bei Verstoß mit Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar Haftstrafen gerechnet werden muss.
Doch welche buchungsrelevanten Dokumente und wie lange müssen aufbewahrt werden und wie schafft man dafür ein revisionssicheres elektronisches Archiv?
Lexware-Nutzer sind im Vorteil
Lexware bietet die Funktion Lexware Archivierung – diese ist zur Freischaltung im Programm hinterlegt, muss lediglich noch freigeschaltet werden – monatliche Gebühren hängen vom zu speichernden Datenvolumen ab.
Es können sowohl die in Lexware gespeicherten Dokumente, als auch e-Mails (Handels- und Geschäftsbriefe, etc.) revisionssicher gespeichert werden. Mehr hierzu und Informationen zur Beantwortung der o.a. Fragen unter Elektronische Archivierung – einfach & revisionssicher | Lexware
Die Alternativ-Lösung heißt StarFinder®. Das Lexware-kompatible Dokumentenmanagement – System (DMS) ist TÜV-geprüft – Daten und Outlook-e-Mails werden revisionssicher archiviert.
Besondere Vorteile StarFinder ®: Keine Volumenbegrenzung! Preise richten sich nach Anzahl Benutzer. Google-ähnliche Benutzung und Zugriff per Web-Access zu jeder Zeit – von jedem Ort aus.