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Hallo Handel, hallo KMU! Neues Kassengesetz 2020

Hallo Handel, hallo KMU! Neues Kassengesetz 2020

30.04.20
Lexware | Veränderungen für KMU durch das Kassengesetz 2020*

Fakten | Kassengesetz 2020. Fiskalisierung Deutschland

Neue Pflichten für KMU

  1. Einzelaufzeichnungspflicht
  2. Belegausgabepflicht
  3. Zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung).

Daher sollten Unternehmen – auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – die eine oder mehrere Kassen führen (müssen) – besonders darauf achten, das Kassengesetz 2020 rechtzeitig umzusetzen.

Wer gegen die Regelungen des Kassengesetzes 2020 verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO dürfen Finanzbehörden eine Geldbuße bis 25.000 EUR verhängen. Kommt es durch den Verstoß zu Steuerkürzungen, drohen zusätzlich Anklagen wegen § 370 AO (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertig Steuerverkürzung).

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Der Gesetzgeber hat bereits im Jahr 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet – das sog. „Kassengesetz“. Formal handelt es sich jedoch nicht um ein selbstständiges Gesetz, sondern um eine Änderung der Abgabenordnung (AO).

Ein Teil dieser Änderungen trat bereits in den Jahren 2017 und 2018 in Kraft. Wichtige Neuerungen wurden jedoch erst 2020, und zwar zum 01.01.2020 Pflicht.

Es geht im Wesentlichen darum, dass der Gesetzgeber sichern möchte, dass Unternehmen Barzahlungen möglichst reduzieren und dass im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung eine korrekte Besteuerung erfolgt.

Das Kassengesetz soll Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungen verhindern. Dazu werden Unternehmen zum Einsatz zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) verpflichtet.

Eine Umsetzung muss spätestens bis zum 30.09.2020 erfolgen!

Einzelaufzeichnungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Satz eins: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.“

Belegausgabepflicht

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 erfasst, hat dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall auszustellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung zu stellen (Belegausgabepflicht). Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“

Zertifizierte TSE

Im Mittelpunkt steht § 146a Abs. 1 Satz 2 AO. Ein Blick darauf lohnt sich. § 146 a ist die „Ordnungsvorschrift für die Buchführung für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“.

Satz 1: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.“

Satz 2: „Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.“

Andere Systeme sind nicht mehr mehr erlaubt!

Gewerbetreibende, die eine elektronische Kasse nutzen, müssen dies künftig dem Finanzamt melden. Dazu gibt es einen amtlich vorgeschriebenen Vordruck. Am besten informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Steuerberater oder bemühen ihre Suchmaschine.

Wichtig für Ihre Software- und IT-Umgebung ist die Tatsache, dass Sie zukünftig ein zertifizierte TSE benötigen. Die Zertifizierung muss nachgewiesen werden. Dafür sorgt i.d.R. das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik.

Eine TSE besteht aus

  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • einheitliche digitale Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben ab dem Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert werden und spätere Eingaben nicht mehr unerkannt verändert werden.

Daten müssen im einheitlichen DSFinV-Format zur Verfügung gestellt werden. Das Speichermedium speichert Einzelaufzeichnungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, d.h. revisionssicher archiviert für mindestens 10 Jahre mit der Möglichkeit, Daten im jeweils aktuellen DSFinV-Format zu exportieren.

Die digitale Schnittstelle sorgt für eine reibungslose Datenübertragung zu Prüfungszwecken, mit denen zukünftig in form einer sog. Kassennachschau zu rechnen ist. Das Finanzamt darf folglich gemäß §146b AO spontan und unangekündigt vor Ort nachprüfen.

Lösung

Mocondia, zertifizierter Lexware-Partner, empfiehlt kleineren und mittleren Unternehmen (KMU), die eine Kasse nutzen und somit eine Kassenlösung 2020 benötigen, folgende Lösung:

Lexware – das marktführende Software-Haus für KMU – hat gemeinsam mit österreichischen Experten der Firma efsta eine ganz-einfache und praktikable Lösung eingeführt.

Österreich führte die Kassenpflicht bereits in 2016 und die Fiskalisierung in 2017 ein. Sie gilt als einfach und günstig in der Anschaffung sowie Beobachtern als Modellbeispiel für eine europäische Lösung.

efsta hat bereits seit 2002 Erfahrung in der Branche mit neun produktiv umgesetzen Ländern und sich zum Ziel gesetzt, eine Lösung zur Abstraktion aller europäischen fiskalen Anforderungen zu erarbeiten.

EFSTA stellt alle erforderlichen Elemente und Verfahren gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) 2020 zur Verfügung.

  • Anbindung aller marktrelevanten Hersteller einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) für maximale Flexibilität.
  • Offline-Modus für einen unterbrechungsfreien Betrieb und automatischer Fehlerbehandlung bei TSE-Ausfall.
  • Daten-Export lokal und aus dem Cloud-Archiv (Format: GoBD und DSFinV-K).
  • Stets gesetzeskonform durch regelmäßige Updates mit rechtlich relevanten Änderungen.
  • Globales Monitoring inklusive Eskalationsmanagement für den vollen Überblick.
  • Inventarisierung inklusive Meldeverfahren (sobald ein elektronisches Meldesystem verfügbar ist).
  • Transaktionale und revisionssichere Cloud-Archivierung.
  • Ende-Zu-Ende-Verschlüsselung damit nur Sie auf Ihre Daten Zugriff haben.

efsta bietet eine Lösung zur Abstraktion aller fiskalen Anforderungen in Europa.

Kassenmodul Lexware

Fiskalisierung 2020 | Lösung efsta (c) Lexware

Damit Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, empfehlen wir ein kostengünstiges Komplettpaket – inklusive Sonderkonditionen für ein Lexware Premium Vorteils-abonnement, sofern sie dieses nicht bereits erworben haben.

Nächste Schritte – Was ist zu tun?

Schritt 1 – zertifizierte TSE kaufen
Kaufen Sie die für Sie passende und von EFSTA angebundene, zertifizierte TSE. Diese Lösung können Sie bei EFSTA direkt z.B. als TSE-Box oder Cloud-Edition erwerben oder sich anderweitig am Markt besorgen.

Zur Bestellung einer TSE über efsta, fordern Sie einfach direkt über efsta (sales@efsta.eu) Ihr persönliches Angebot an.

Senden Sie hierzu eine E-Mail mit folgendem Inhalt:

  • Name der Kontaktperson
  • Name des Unternehmen
  • Anschrift
  • Anzahl der benötigten TSEs
TSE-Tabelle Stand 27.04.20

Die aktuelle Preisliste von EFSTA können Sie hier herunterladen (PDF):

Sofern Sie bereits eine TSE erworben haben, können Sie auch diese verwenden (sofern von EFSTA unterstützt – siehe TSE-Tabelle).

Schritt 2 – EFSTA Vertrag abschließen
Laden Sie die EFSTA-Nutzungsbedingungen herunter, lesen Sie sich diese in Ruhe durch und unterschreiben Sie diese. Hierdurch gehen Sie ein Vertragsverhältnis mit der efsta IT Services GmbH ein, welches unabhängig von Haufe-Lexware und von Mocondia ist. Schicken Sie anschließend die unterschriebenen Nutzungsbedingungen mit der Bitte um Onboarding an efsta@mocondia.de.

Die Vertrags- und Nutzungsbedingungen von EFSTA können Sie hier herunterladen (PDF):

Folgende Informationen sollte ihre e-Mail beinhalten:

  1. Ihr Name bzw. Name des Unternehmen
  2. Ihre Postleitzahl

Der Zugang zum EFSTA-Portal wird im Nachgang angelegt und Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail von EFSTA.

Klicken Sie auf den Link in der Einladung und auf der sich dann öffnenden Seite auf „Login“ und registrieren Sie sich.

Fertig. Nun haben Sie Zugang zum EFSTA-Portal.

Registrierung im efsta-Portal

Schritt 3 – Anbindung der TSE

Legen Sie Ihr Unternehmen im EFSTA-Portal an

Installieren Sie die Middleware (EFR) von EFSTA und konfigurieren Sie diese.

Wichtig! Bevor Sie die TSE anbinden können, müssen Sie in Lexware premium den Kassenabschluss durchführen. Wechseln Sie danach in den Trainingsmodus. Rufen Sie in Ihrem Lexware premium-Programm die Kassenverwaltung auf und binden Sie die technische Sicherheitseinrichtung über die Schaltfläche TSE an.

TSE in Lexware anbinden

Die ausführliche Anleitung für die Einrichtung der TSE finden Sie hier:

Keine Zeit oder keine Lust zum Installieren? Wir helfen*. Ganz-einfach-anrufen oder e-Mail an service@mocondia.de senden!

Lexware Premium vorhanden?

Hier zu Vorteilskonditionen bestellen:

5 Arbeitsplatz-Lizenzen
5 Arbeitsplatz-Lizenzen
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Bequem online einkaufen oder telefonisch bzw. per e-Mail zu Einstiegskonditionen im Vorteilsabonnement bestellen …

Sie haben bereits eine Lexware-Edition und möchten auf die Premium Edition wechseln? Am besten lassen Sie sich von uns vorher beraten …

*Optional. Auf Anfrage: Installationsservice per Fernwartung oder vor-Ort (18,75 € je 0,25 h).

Last but not least.

Wann muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?

Die Finanzverwaltung erläutert hierzu in der Nichtbeanstandungsregelung (vom 06.11.2019), dass von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen sei. Es wird noch eine Bekanntmachung zum Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit erfolgen.

*Aktualisierte Dokumente sind auf der efsta-Webseite aufgeführt oder über efsta erhältlich. Alle Angaben ohne rechtliche Prüfung und Gewährleistung. Sofern Sie vom Kassengesetz betroffen sind, lassen Sie sich am besten von Ihrem Steuerberater und ggf. von einem Rechtsbeistand persönlich beraten.